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Online-Bewerbung: Jobsuche per E-Mail und Online-Formular

Ein Großteil der Bewerbungsschreiben erreichen Arbeitgeber heutzutage nicht mehr auf dem Postweg, sondern über das Internet. Es ist ganz normal geworden, sich online zu bewerben. Da diese Form der Jobsuche sehr unkompliziert und schnell funktioniert, schleichen sich aber auch umso mehr Flüchtigkeitsfehler und Pannen ein. Erfahren Sie hier, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine Online-Bewerbung schreiben und verschicken.

Definition

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um eine Bewerbung über das Internet zu verschicken. Bewerber können ihre Bewerbungsunterlagen entweder per E-Mail oder per Online-Formular einreichen.

Online bewerben: Per E-Mail oder Online-Formular?

Umgangssprachlich werden Bewerbungen per E-Mail und per Online-Formular oft synonym als Online-Bewerbung bezeichnet. Allerdings unterscheiden sie sich in ihrer Form und ihrem Aufbau.

  • E-Mail-Bewerbung
    Die E-Mail-Bewerbung beinhaltet dieselben Bewerbungsunterlagen in derselben Reihenfolge wie die klassische Bewerbung in Papierform. Der Unterschied ist, dass Sie Ihre Unterlagen im Anhang verschicken und nicht in einer Bewerbungsmappe über den Postweg.
  • Online-Bewerbung
    Unter Online-Bewerbung versteht man eine Bewerbung per Online-Formular. Hier füllt der Bewerber auf der Website des Unternehmens, oft einem eigens eingerichteten Karriereportal, ein mehrseitiges Formular aus. Wichtige Unterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse werden direkt dort hochladen.

Tipp: Häufig weisen Arbeitgeber in der Stellenanzeige darauf hin, auf welchem Weg sie Bewerbungen erhalten möchten. Bewerber sollten sich unbedingt daran halten. Personaler könnten sonst vermuten, dass die Stellenanzeige nicht sorgfältig gelesen wurde oder der Bewerber sich bewusst darüber hinwegsetzt – ein unnötiges Ausschlusskriterium.

Beide Varianten haben ihre Vorteile und sind mit der richtigen Vorbereitung meist innerhalb weniger Klicks abgeschlossen.

Welche Vorteile hat es, sich online zu bewerben?

Die digitale Bewerbung ist mittlerweile bei den meisten Arbeitgebern Standard und der klassischen Papier-Variante in einigen Punkten überlegen:

  • Zeit
    Nach dem Klick auf den Senden-Button ist Ihre Bewerbung innerhalb weniger Sekunden beim potentiellen Arbeitgeber angekommen. Ob frühmorgens, nachts oder am Wochenende – Sie können Ihre Bewerbung jederzeit abschicken und sparen sich zudem den Weg zum Briefkasten.
  • Kosten
    Mit einer Online-Bewerbung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld: Denn Sie brauchen keine Bewerbungsmappen und Briefumschläge kaufen, sparen sich das Briefporto und die Kosten für Ausdrucke auf hochwertigem Papier.
  • Bearbeitungsstatus
    Wer sich per Online-Formular bewirbt, hat häufig die Möglichkeit, ein eigenes Bewerberkonto mit Login-Daten anzulegen. Das Ausfüllen des Formulars kann dann oft unterbrochen und später weitergeführt werden. Zudem können Bewerber manchmal auch sehen, ob die Bewerbungsunterlagen vom Unternehmen bereits bearbeitet werden.
  • Weitere Jobangebote
    Manche Unternehmen bieten an, einen Bewerber auch für andere, passende Stellenangebote zu berücksichtigen. Dafür werden die Daten des Bewerbers mit vorheriger Einwilligung gespeichert. Kommen Sie für einen anderen Job ebenso infrage, wird das Unternehmen Sie diesbezüglich kontaktieren.

Besonders der Zeitfaktor ist eine der größten Stärken von Online-Bewerbungen. Da aber alles so schnell und unkompliziert funktioniert, kommt es bei Online-Bewerbungen besonders häufig zu Flüchtigkeitsfehlern. Unsere Tipps helfen Ihnen, typische Stolperfallen zu umgehen.

Inhalt und Aufbau

Online-Bewerbungen haben die klassische Bewerbung mit Papier und Bewerbungsmappe zum Großteil abgelöst. Allerdings zählen für beide Varianten dieselben formalen Richtlinien. Aufbau und Inhalt unterscheiden sich also kaum voneinander.

Welche Unterlagen gehören in die Online-Bewerbung?

In der Regel sind für eine Online-Bewerbung, ob per E-Mail oder Formular, dieselben Unterlagen notwendig wie für die Papier-Bewerbung. Achten Sie vor dem Abschicken unbedingt darauf, dass Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig sind. Bewerben Sie sich per E-Mail, sollten sie in dieser Reihenfolge angeordnet sein:

  1. Anschreiben/Bewerbungsschreiben
  2. Deckblatt (optional)
  3. Lebenslauf
  4. Zeugnisse
  5. Referenzen
  6. Zertifikate
  7. Arbeitsproben

Überladen Sie Ihre Bewerbungunterlagen aber nicht. Der Personaler möchte schließlich keinen Roman lesen. Legen Sie maximal die drei aktuellsten Zeugnisse bei. Sind Sie schon seit einigen Jahren im Beruf, ist beispielsweise Ihr letztes Schulzeugnis, also das Abschlusszeugnis, nicht mehr relevant.

Tipp: Manche Unternehmen wünschen sich nur Anschreiben beziehungsweise Bewerbungsschreiben und Lebenslauf. Meist möchten Sie damit große Datenmengen im Posteingang von ohnehin ungeeigneten Kandidaten vermeiden. Einen entsprechenden Hinweis, welche Unterlagen sich der Personaler konkret wünscht, finden Sie meist am Ende einer Stellenausschreibung.

Worauf sollten Sie bei E-Mail-Bewerbungen achten?

Fassen Sie Ihre Unterlagen zu möglichst wenigen Dateien zusammen. Kein Personaler hat Lust, unzählige einzelne Dokumente im Anhang von E-Mails herunterzuladen, zu sortieren und auszudrucken.

Tipp: Fallen Sie dem Personaler positiv auf, indem Sie ihm die Bewerbung sinnbildlich auf dem Silbertablett servieren und es ihm so einfach wie möglich machen. Erstellen Sie aus allen Unterlagen eine einzige PDF-Datei, in der die Bewerbungsunterlagen bereits in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind.

Falls Sie Ihr Bewerbungsschreiben per E-Mail verschicken, besteht Ihr Anhang im Idealfall nur aus einer einzigen PDF-Datei. Schreiben Sie eine kurze Nachricht in das E-Mail-Textfeld, dass sich im Anhang Ihr Bewerbungsschreiben befindet. Der Aufbau des E-Mail-Textes könnte wie im folgenden Beispiel aussehen:

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner],

im Anhang finden Sie meine Bewerbung für die Stelle als [Stellenbezeichnung].

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Beste Grüße
[Vorname Nachname]

Es ist aber auch üblich, den Text Ihres Anschreibens, also das Bewerbungsschreiben, direkt als E-Mail-Text zu verwenden. Vergessen Sie dann aber nicht Ihre Kontaktdaten in die Signatur zu schreiben und unbedingt die Seite mit dem Anschreiben aus dem Anhang zu entfernen. Bedenken Sie auch, dass Ihr Anschreiben schnell übersehen werden könnte, wenn Ihre E-Mail im Unternehmen weitergeleitet wird.

Unter Fachleuten gibt es gespaltene Meinungen, welche dieser beiden Varianten die elegantere, sinnvollere ist. Entscheiden Sie am besten selbst, welche Form Ihnen besser gefällt.

Worauf sollten Sie bei Online-Formularen achten?

Bei Online-Bewerbungen werden Bewerber Schritt für Schritt durch das Formular geführt und zum Upload bestimmter Unterlagen aufgefordert. Meist bleiben Anschreiben und Lebenslauf eigenständige Dokumente, während alle Zeugnisse zusammengefasst werden. Zum Schluss gibt es in der Regel die Möglichkeit, alle übrigen Unterlagen wie Referenzen und Arbeitsproben hochzuladen.

Welches Dateiformat sollten die Unterlagen haben?

Wandeln Sie Ihre Bewerbungsunterlagen am besten in PDF-Dateien um. Dieses Format kann auf jedem PC problemlos geöffnet werden, wird standardmäßig von den allermeisten Unternehmen genutzt und die Formatierung der Dokumente bleibt unverändert.

Denn die Problematik bei den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word ist, dass sie sich nicht auf jedem anderen PC und unter jedem anderen Betriebssystem öffnen lassen. Es kommt häufig vor, dass sich die Formatierung verschiebt und mit dem ursprünglichen Dokument nicht mehr viel gemein hat.

Word zu PDF umwandeln
Nutzen Sie eine aktuelle Word-Version, können Sie beim Abspeichern des Word-Dokuments einfach den Dateityp von .doc oder .docx in .pdf ändern und so ein PDF-Dokument erstellen. Falls Sie diese Möglichkeit nicht haben, können Sie zum kostenlosen Umwandeln entweder Tools herunterladen oder Ihr Word-Dokument auf einer Website hochladen. Bekannte, sehr nützliche Tools, sogenannte PDF-Converter, sind zum Beispiel pdf24 oder pdfcreator.

Welche Dateigröße sollte der Anhang haben?

Die Dateigröße Ihrer Bewerbung sollte insgesamt nicht mehr als 2 Megabyte (MB) betragen. Absolute Obergrenze sind 3 MB. Zu große E-Mail-Anhänge verstopfen zum einen das Postfach des Personalers, zum anderen landen E-Mails mit großem Anhang oft automatisch im Spam-Ordner. Sie sollten daher die Datei vor dem Versand oder Upload unbedingt komprimieren.

Für sehr große Dateien sind meist Bilder wie Bewerbungsfotos und eingescannte Zeugnisse verantwortlich. Ein einziges, hochauflösendes Bild kann 15 MB deutlich überschreiten. Komprimieren Sie also unbedingt Bilder und Bewerbungsfotos.

Tipp: Geeignete Programme sind unter anderem tinyPNG, compressnow oder Optimizilla. Achten Sie beim Komprimieren darauf, dass die Qualität nicht zu schlecht wird. Dadurch könnten Ihre Unterlagen nicht mehr gut lesbar sein. Der ideale Bereich, um die Dateigröße möglichst zu reduzieren, ohne dass die Qualität darunter leidet, liegt meist zwischen 70 und 80 Prozent.

Brauchen Online-Bewerbungen eine Unterschrift?

Mit einer Unterschrift auf Anschreiben und Lebenslauf bestätigen Sie, dass die Angaben darauf der Wahrheit entsprechen. Eine Pflicht, die Bewerbung zu unterschreiben, gibt es aber nicht. Ob Sie Ihrem Bewerbungsschreiben eine digitale Unterschrift verpassen oder nicht, entscheiden also alleine Sie.

Dennoch ist die handschriftliche Signatur bei vielen Personalern gern gesehen, da Sie der Bewerbung eine persönliche Note verleiht. Es ist daher eher empfehlenswert, Anschreiben und Lebenslauf zu unterschreiben. Für den Personaler, der eine Unterschrift unwichtig findet, wird es keine Rolle spielen. Und beim Personaler, der auf eine Unterschrift Wert legt, treten Sie so in kein Fettnäpfchen.

So unterschreiben Sie Dokumente am Laptop/PC
Am einfachsten ist es, wenn Sie ein Gerät mit Touchscreen haben. Dann können Sie ein Grafikprogramm öffnen und mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm unterschreiben. Anschließend müssen Sie nur noch die Hintergrundfarbe auf transparent einstellen und das Bild im Anschreiben, also im Bewerbungsschreiben, einfügen. Eine zweite Variante ist es, auf einem weißen Blatt Papier mit einem schwarzen oder dunkelblauen Stift zu unterschreiben und das Blatt einzuscannen. Danach müssen Sie das Bild mittels Grafikprogramm nur noch zuschneiden, den Hintergrund transparent einfärben und das Bild im Anschreiben einfügen.

Achtung vor diesen Fehlern und Pannen

Eine Online-Bewerbung ist schnell abgeschickt. Genauso schnell können Bewerber ins Fettnäpfchen treten. Gehen Sie vor dem Versenden also unbedingt noch einmal konzentriert Ihre gesamte Bewerbung durch und vermeiden Sie Fauxpas wie diese.

Angaben vollständig und korrekt

Haben Sie Ihren Lebenslauf bereits vor einem halben Jahr oder noch länger verfasst? Dann prüfen Sie Ihn noch einmal auf Richtigkeit. In einem halben Jahr kann vieles passieren und womöglich stimmen die Angaben nicht mehr oder müssen ergänzt werden. Außerdem sollten Sie das Datum auf den aktuellen Stand setzen. Kein potentieller Arbeitgeber möchte Archivdokumente erhalten, sondern ein aktuelles, auf ihn angepasstes Bewerbungsschreiben.

Online-Profile

Haben Sie Profile auf Berufsplattformen wie Xing oder LinkedIn? Dann geben Sie diese bei Ihren Kontaktdaten an oder integrieren Sie einen Link in Ihrem PDF – allerdings nur, wenn Sie Ihre Profile dort pflegen und sie Ihnen für einen positiven Eindruck hilfreich sein können.

Rechtschreibung und Grammatik

Lesen Sie Ihre schriftliche Bewerbung noch einmal sorgfältig und Buchstabe für Buchstabe durch. Achten Sie vor allem beim Unternehmensnamen, der Adresse und dem Namen des Ansprechpartners auf Tippfehler. Hier wären Fehler besonders peinlich. Wenn Sie selbst unsicher bezüglich Grammatik und korrekter Interpunktion sind, lassen Sie Ihre Unterlagen von einem Familienmitglied oder einem Bekannten gegenlesen.

E-Mail-Adresse, Betreff und E-Mail-Text

Legen Sie für sich selbst eine geeignete, seriöse E-Mail-Adresse an. Idealerweise beinhaltet Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich Ihren Vornamen und Nachnamen. Fantasievolle Kreationen wie katzenfan123@provider.de sind tabu. Besonders authentisch wirkt Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie sich kein kostenloses Postfach bei bekannten Providern wie gmx.de, web.de oder gmail.com einrichten, sondern eine eigene Domain verwenden wie beispielsweise:

mail@max-mustermann.de

Den E-Mail-Betreff sollten Sie konkret und einfach formulieren, sodass der Empfänger Ihrer E-Mail sofort weiß: Es geht um eine Bewerbung für die Stelle XY. Er könnte zum Beispiel so aussehen:

Bewerbung als [Stellenbezeichnung]

Große Unternehmen verwenden in Ihren Stellenanzeigen oft Kennziffern oder Referenznummern, damit sie Bewerbungsunterlagen im Anschluss leichter zuordnen können. Gibt es eine solche Nummer, sollten Sie sie unbedingt in den Betreff aufnehmen. Der Betreff könnte dann so

Bewerbung als [Stellenbezeichnung] [Kennziffer: 123/DS/45]

oder so

Bewerbung auf Ihre Stellenanzeige 123/DS/45

aussehen.

Achten Sie außerdem besonders darauf, dass im E-Mail-Text kein Tipp- oder Grammatikfehler auftaucht. Oft sind diese Nachrichten nicht besonders lang und schnell herunter geschrieben. Erfahrungsgemäß passieren aber genau dabei Flüchtigkeitsfehler. Wer nicht sorgfältig arbeitet, riskiert gleich zu Beginn einen negativen Eindruck beim Personaler.

Anhang: Format und Größe

Ist die Datei im Anhang wirklich im PDF-Format? Liegt die Größe des Anhangs unter der empfohlenen Obergrenze von 3 Megabyte? Prüfen Sie beides noch einmal vor dem Versenden. Übersteigt Ihr Anhang beispielsweise diesen Wert, hilft es nur die Bewerbung abzuspecken oder noch einmal durch ein Komprimierungsprogramm laufen zu lassen.

Achtung: Auch wenn es für Sie keine große Rolle zu spielen scheint, aber zu große Anhänge verstopfen das Postfach des Personalers oder werden im schlimmsten Fall schon vorher automatischen vom Spamfilter aussortiert. Manchmal geben auch Unternehmen einen konkreten Wert vor, der nicht überschritten werden soll. Das ist vom potentiellen Arbeitgeber keine Bitte, sondern eine Vorgabe. Halten Sie sich daran!

Anhang: Benennung

Ein wichtiger Punkt, der gerne vergessen wird, ist außerdem die Benennung der Datei. Machen Sie es dem Personaler leicht und geben Sie Ihren Bewerbungsunterlagen gleich eine aussagekräftige Bezeichnung mit Ihrem Namen und der Stellenbezeichnung. Sie sollten dabei ohne Leerzeichen, Umlaute, Sonderzeichen und Akzentzeichen schreiben. Arbeiten Sie stattdessen mit Unterstrichen, so bleibt der Name leicht lesbar. Der Aufbau der Benennung könnte so aussehen:

Bewerbung_Abteilungsleiter_Max_Mustermann

Laden Sie einzelne Unterlagen, zum Beispiel das Anschreiben oder den Lebenslauf in einem Online-Formular hoch, sollten Sie auch dieses konkret benennen:

Anschreiben_Max_Mustermann
Lebenslauf_Max_Mustermann