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Zeugnisse für die Bewerbung: Welche sollten Sie mitschicken?

Zu professionellen Bewerbungsunterlagen gehören neben einem Anschreiben, einem Lebenslauf und einem Deckblatt auch die für die angestrebte Stelle relevanten Zeugnisse. Das umfasst die Unterlagen zum Schulabschluss, der beruflichen Stationen oder weiterführenden Bildungsabschlüssen. Diese belegen die im Anschreiben und im Lebenslauf genannten Erfahrungen und Fachkenntnisse. Wichtig ist nicht nur die Auswahl der einzelnen Dokumente, sondern auch die Reihenfolge innerhalb der Bewerbungsmappe und der Inhalt der Anlagen. Diese Bewerbungsunterlagen bilden neben dem Lebenslauf und dem Anschreiben den ersten Eindruck und sollten demnach einwandfrei sein.

Inhalt eines Zeugnisses

Nicht nur die Auswahl der relevanten Unterlagen für die Bewerbungsmappe ist wichtig, sondern auch der Inhalt und die Länge gehören zu den Faktoren, die über den Erfolg Ihrer Bewerbung entscheiden.

Was sollte ein Arbeitszeugnis beinhalten?

Lassen Sie sich für jedes Beschäftigungsverhältnis und für jedes Praktikum ein Zeugnis ausstellen. Unterschieden wird zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Im einfachen Arbeitszeugnis wird lediglich die Dauer der Beschäftigung angegeben. Im qualifizierten steht auch eine Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens. Lassen Sie sich ab einer Beschäftigungsdauer von drei Monaten möglichst immer die qualifizierte Version erstellen. Achten Sie bereits bei der Aushändigung darauf, dass folgende Informationen enthalten sind:

  • Überschrift: Arbeitszeugnis / Zwischenzeugnis / Ausbildungszeugnis / Praktikumszeugnis
  • Eingangssatz: Personalien und Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Aufgabenbeschreibung: Hierarchische Position, Aufgaben, Unternehmen, Branche, Kompetenzen, Verantwortung
  • Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung (Belastbarkeit, Fähigkeiten, Wissen, Kenntnisse, Weiterbildung), Arbeitsweise, Arbeitserfolg (Arbeitsmengen, Arbeitstempo, Arbeitsgüte)
  • Führungsleistung (bei Vorgesetzten): Abteilungsleistung, Zufriedenheit der Mitarbeiter Verhaltensbeurteilung: Verhalten zu Vorgesetzten, Verhalten zu Kollegen, Verhalten zu Dritten, sonstiges Verhalten
  • Schlusssatz: Beendigungsformel, Dankes-Bedauern-Formel (Verständnis, Empfehlung, Wiedereinstellungsaussage), Zukunftswünsche
  • Ausstellungsdatum und Unterschriften

Achtung:

Personaler achten auch auf das Ausstellungsdatum. Ist es nicht identisch mit dem letzten Tag eines Monats, kann vermutet werden, dass eine fristlose Kündigung Grund der Vertragsauflösung war.

Finden einige dieser Aspekte in Ihrem Arbeitszeugnis keine Erwähnung, kann das unprofessionell wirken. Sie sollten die Vollständigkeit demnach bereits überprüfen, wenn Sie es ausgehändigt bekommen – und fehlende Informationen gegebenenfalls noch ergänzen lassen. Optional können herausragende Erfolge und bei Führungsleistung eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung, eine Zufriedenheitsaussage, erwähnt werden.

Tipp:

Freiberufler haben im Allgemeinen keine Arbeitszeugnisse. Lassen Sie sich deshalb von Ihren Kunden oder Auftraggebern ein Referenzschreiben geben. Im Falle einer Bewerbung können Sie dieses beilegen.

Wie lang sollte ein Arbeitszeugnis sein?

Die Länge der Unterlage hängt vom Verantwortungsbereich und der Dauer der Beschäftigung ab. Weist ein Mitarbeitern viele Jahre Berufserfahrung mit wechselnden Aufgaben oder Führungsverantwortung auf, sollte das Arbeitszeugnis etwa zwei Seiten füllen. Bei kürzeren Beschäftigungen genügt eine halbe bis eine Seite. Ist es deutlich länger, signalisiert das meist, dass es von einem Unkundigen oder vom Mitarbeiter selbst verfasst wurde.

Immer wieder hört man, dass Mitarbeiter sich ihre Bewertung selbst schreiben sollen. Lassen Sie sich nicht darauf ein, denn wer sich mit der Zeugnissprache nicht auskennt, schießt sich oft ein Eigentor indem er blumige Formulierungen wählt oder Formulierungen, die für den Kundigen und somit auch für potenzielle Arbeitgeber eine ganz andere Bedeutung haben.

Was sind gängige Formulierung und Codes?

Gängige Formulierungen bei Beurteilungen in Zeugnissen:

  • Sehr gut: Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit
  • Gut: Zu unserer vollsten Zufriedenheit, stets zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Befriedigend: Zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Ausreichend: Zu unserer Zufriedenheit
  • Mangelhaft: Im Großen und Ganzen / Im Allgemeinen zu unserer Zufriedenheit
  • Nicht ausreichend: hat sich bemüht

Immer wieder wird gefragt, ob es so etwas wie einen Geheimcode wirklich gibt. Dabei werden die meisten negativen Aussagen durch das Weglassen getätigt. Die Technik des sogenannten beredeten Schweigens wird zum Beispiel angewandt, wenn bei einer Kassiererin in der Bewerbungsunterlage nicht erwähnt ist, dass sie ehrlich war. Hatte ein Arbeitnehmer Personalverantwortung und wurde das Führungsverhalten nicht genannt, deutet das auf eine negative Wertung hin.

Die Dankes-Bedauern-Formel und die Zukunftswünsche am Ende der Unterlage sind ein wichtiger Hinweis, wie geschätzt der Mitarbeiter war. Fehlen sie, bedeutet das, dass man über seinen Weggang froh ist. Auch Rechtschreibfehler oder eine niedrige Hierarchie des Zeugnisschreibers lassen auf eine Geringschätzung schließen.

Zeugnisse als Anhang einer Bewerbung

Für eine erfolgreiche Bewerbung auf eine neue Stelle sorgt neben unter anderem auch die richtige Auswahl der relevanten Bewerbungsunterlagen. Dabei müssen Sie abwägen, welche Zeugnisse als Belege in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben genannten Fähigkeiten dienen. Bewerber sollten die Anhänge der Bewerbung mit Bedacht auswählen, damit der neue Arbeitgeber alle nötigen Informationen hat, jedoch nicht überfrachtet wird. Um es der zuständigen Personalabteilung zu erleichtern, sollten Sie die Bewerbungsunterlagen innerhalb der Bewerbungsmappe in sinnvoller Reihenfolge anordnen.

Welche Zeugnisse müssen Sie auf jeden Fall schicken?

Abhängig vom Berufsfeld, für das Sie sich bewerben, und Ihrer schulischen Laufbahn kommen verschiedene Zeugnisse in Frage. In der Regel zählen folgende Nachweise zu den wichtigsten Zeugnissen, insofern diese vorhanden sind:

  • Arbeitszeugnisse
  • Letztes Schulzeugnis / Zeugnis des letzten Schulabschlusses
  • Berufsausbildungszeugnis
  • Hochschulabschlusszeugnis

Welche Zeugnisse können Sie schicken?

Einige Anlagen sind kein Muss, können aber je nach Berufsfeld und nötiger Qualifikation relevant sein. Haben Sie zum Beispiel eine Schulung für die Verwendung eines bestimmten Tools besucht, das für die ausgeschriebene Stelle wichtig ist, sollten Sie das Zertifikat als Anlage Ihrer Bewerbungsmappe mitschicken. Zwischenzeugnisse stellen in der Regel keine relevante Dokumente für Ihre Bewerbung dar. Es sei denn, diese haben hohe Relevanz oder Sie besitzen kein oder noch kein Abschlusszeugnis.

Bei Praktikumszeugnissen kommt es darauf an, wie weit die ausgeübten Tätigkeiten zurückliegen. Vor allem für Berufseinsteiger mit wenig fachlicher Erfahrung sollten sie fester Bestandteil der Bewerbungsmappe sein. Haben Sie bereits zwei oder mehr Zeugnisse einer Festanstellung, müssen Sie Praktikumszeugnisse nicht mehr anhängen.

Tipp:

Sind Sie sich nicht sicher, ob ein Zeugnis oder ein Zertifikat wichtig für Ihre Bewerbung ist, nehmen Sie es zum Bewerbungsgespräch mit, um es bei Bedarf vorlegen zu können.

An welche Stelle kommen die Zeugnisse in Ihrer Bewerbungsmappe?

Eine logische Reihenfolge der ausgewählten Zeugnisse und Zertifikate innerhalb der Bewerbung ist neben der Auswahl ein wichtiger Faktor. Ordnen Sie die Anlagen nicht willkürlich an, denn das macht die Bewerbungsmappe für die zuständige Personalabteilung unübersichtlich und kann den Eindruck erwecken, dass Sie sich keine Gedanken gemacht haben. Im Grunde empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

  • Arbeitszeugnisse
  • Hochschulzeugnisse / Ausbildungszeugnisse
  • Zeugnis des Schulabschlusses
  • Sonstige Dokumente wie Zertifikate über Weiterbildungen

Vermerken Sie die Anlagen und deren Reihenfolge in Ihrer Bewerbungsmappe entweder auf dem Anschreiben unterhalb oder auf dem Deckblatt.

So ist eine Bewerbungsmappe aufgebaut
Aufbau einer Bewerbungsmappe

Welche Zeugnisse sollten Sie bei einer Online-Bewerbung mitschicken?

Die meisten Berufsbilder beziehungsweise Unternehmen erfordern ein Einreichen der Bewerbungsmappe auf digitalem Weg. In der Regel beinhaltet die Online-Bewerbung neben dem Deckblatt, Lebenslauf und Anschreiben dieselben Anlagen wie eine Bewerbung in Printform. Versendet der Bewerber die Bewerbungsmappe per E-Mail, sollte dieser alle Unterlagen in einer PDF-Datei zusammenfügen, sodass eine vollständige Bewerbungsunterlage entsteht. Am Ende hängt der Bewerber demnach ausschließlich eine Datei an und schickt beispielsweise den Lebenslauf und das aktuelle Arbeitszeugnis nicht als einzelne Anlagen. Versenden Sie die Bewerbungsmappe per E-Mail, müssen Sie zudem die Größe der Datei beachten. In der Regel darf die Anlage eine Größe von 3 Megabyte nicht überschreiten. Oftmals weist der potenzielle Arbeitgeber bereits in der Stellenausschreibung darauf hin, welchen Umfang die Datei maximal haben darf.

Achtung:

Achten Sie bei einer Online-Bewerbung auf eine gute Qualität eingescannter Unterlagen und senden Sie die E-Mail nicht voreilig ab. Das kann zum Beispiel dazu führen, dass Sie die Anlage vergessen und erneut eine E-Mail senden müssen. Das würde vermutlich keinen guten Eindruck hinterlassen.

Anders sieht es bei Unternehmen aus, die ein Online-Formular oder eine Online-Plattform zur Verfügung stellen. Dort können sich Bewerber direkt für die angestrebte Stelle bewerben, Sie müssen die Unterlagen nicht per E-Mail oder Post an den potenziellen Arbeitgeber schicken. Im Normalfall finden Sie hier verschiedene Felder, die Ihnen anzeigen, welche Anlagen wo hochgeladen werden sollen. Ob Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen oder alle Dateien, wie den Lebenslauf und das Anschreiben, einzeln hochladen müssen, ist aus dem jeweiligen Online-Formular ersichtlich. Fehlt eine Anlage, bekommen Sie meist automatisch den Hinweis, dass die Bewerbung noch unvollständig beziehungsweise ein Fehler unterlaufen ist.

Welche Ausnahmefälle gibt es?

In Ausnahmefällen kann die Zusammenstellung jedoch abweichen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie ein schlechtes Zeugnis erhalten haben.

Zeugnis ist noch nicht vorhanden: In einigen Fällen haben Sie zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung noch kein Zeugnis, das Sie beilegen können. Hier sollten Sie das letzte vorhandene Zeugnis oder beispielsweise das aktuelle Notenblatt mitschicken.

Fehlendes Zeugnis: Grundsätzlich sollten Sie immer darauf achten, dass Sie beim Verlassen eines Unternehmens oder einer Arbeitsstelle ein Zeugnis erhalten. Vergessen Sie dies, können Sie auch nachträglich ein Zeugnis anfordern. Hierbei gilt laut § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Den Beginn dieser dreijährigen Frist legt § 199 BGB fest. Dieses Gesetz besagt, dass die Verjährungsfrist mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Alternativ können Sie auch Ihren Sozialversicherungsnachweis anhängen.

Achtung:

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat diese Frist auf ein Jahr verkürzt. Dabei gilt dieser Anspruch für Arbeitnehmer auf das Zeugnis nur, wenn dieses innerhalb eines Jahres angefordert wurde.

Studium oder Ausbildung abgebrochen: Sollten Sie ein Studium oder eine Ausbildung abgebrochen haben, können Sie dies mit einem Zwischenzeugnis oder dem letzten Stand des Notenblattes Ihres Studiums nachweisen.

Schlechte Bewertungen: Haben Sie ein schlechtes Zeugnis erhalten, kommen viele Bewerber auf die Idee das besagte Dokument wegzulassen. Das ist jedoch kein guter Weg, denn ein geübter Personaler erkennt eine solche Lücke sofort und vermutet eventuell Schlimmeres als eine mittelmäßige bis schlechte Bewertung. Bevor Sie die Zuständigen in Unwissenheit lassen und diese gegebenenfalls schlimmere Gründe vermuten, schicken Sie das Dokument mit und erklären Sie die Bewertungen bei Bedarf.

Sind Sie der Meinung, dass die schlechte Bewertung nicht gerechtfertigt ist, sollten Sie direkt beim Erhalt des Zeugnisses eine Änderung anfordern. Hierfür gibt es nur eine kurze Frist, kümmern Sie sich demnach umgehend darum.

Tipp:

Haben Sie zu viele relevante Zeugnisse, sortieren Sie weit zurückliegende Dokumente, die nur eine für eine kurze Zeit ausgeübte Tätigkeit nachweisen, aus.